エクセルをデータベースとして使っていませんか？

マイクロソフト社のエクセルは表計算ソフトです。

ここで、表計算ソフトとデータベースソフトの違いについて説明します。

表計算ソフトとは、数値データの計算や分析に特化しています。

主に個人や小規模なデータセットの管理に使用されます。

数式、関数、グラフ作成、データの視覚化、などの機能があり、行と列の形式でデータを管理します。

一方、データベースソフトとは大量のデータを効率的に管理、検索、更新、するためのシステムです。

企業や組織でのデータ管理に適しています。

テーブル、リレーション（関係）を使用して、データを管理し、複数のテーブル間での関連付けが可能です。

個人や小規模企業では、顧客名簿等をエクセルで管理しているのをよく目にします。

エクセルは、表計算ソフトですので、ビジネスユースでは、データベースとしての使用は、避けた方が無難です。

しかし、一般的には、エクセルに比べて、アクセスなどのデータベースソフトは複雑で、使い方がわからないと言われるケースが多いかと思います。

そのような場合は、できる限りデータ項目を分けて、情報は横につなげていくことが重要です。

図のように、住所を一つのセルに入力せずに、列で項目を細分化して、１顧客の情報は１行に、横つなぎで入力することがポイントです。

１つのセルにある情報を後から切り分けることは、大変な作業になることがありますが、複数のセルを後からつなげることは簡単にできます。

また、１顧客の情報は１行で横つなぎに入力することで、データベースソフトへ情報を移行するときに、スムーズに移行できます。

また、ワードの差し込み印刷機能を使用して、年賀状印刷や封筒への宛名印刷を行う際や、クラウド版の宛名ソフトを使用する際には、

項目を自由に組み合わせて、レイアウトを作成できるので、大変便利です。

とはいえ、エクセルは表計算ソフトですので、データを共有して、同時に使用することには不向きです。

顧客データが増えてきたり、在庫データが増えてきた場合には、データベースソフトへの移行を検討しましょう。

個人的には、直観的に操作できるKintoneがおすすめです。

ただし、ユーザー数が10ユーザーからですので、使用頻度や費用対効果を考えながら、検討することをおすすめします。

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