メールやメッセージアプリが普及した現代でも、お客様への重要な連絡手段として手紙やはがきを利用している企業は少なくありません。しかし、2024年秋には郵便料金の値上げが予定されており、これにより郵送物にかかるコストの増加が大きなビジネスインパクトになりかねません。

この記事では、迫りくる郵便料金値上げへの対策として、郵送費用を削減しつつ業務効率化を促進する効果的な代替手段であるSMS（ショートメッセージサービス）のメリットと活用方法について解説します。

1. 2024年秋から始まる郵便料金値上げの影響

総務省の方針案により、2024年秋頃から郵便料金の値上げが開始される見込みです。具体的な値上げ幅は大きく、例えば、重さ25g以下の定形郵便物は現状の84円から110円へと26円値上がりします。また、はがきも63円から85円へと22円値上げが予定されています。さらに、速達料金も260円から300円に変更されるなど、ビジネス用途で頻繁に利用されるサービスにも影響が及んでいます。

特に郵便物を大量に送付する企業にとって、このコスト増加は看過できません。例えば、毎月25g以下の郵便物を30,000通送付している企業の場合、年間で9,360,000円ものコスト増加が懸念されます。
このコスト増に対処するため、多くの企業や組織がペーパーレス化やデジタルトランスフォーメーション（DX化）に取り組み始めています。実際、2024年内の値上げ対策として約9割の企業が何らかの対策を講じており、「郵送物の電子化」が最も多く実施されています。

2. 郵便業務効率化とコスト削減を実現するSMSのメリット

郵便費用の増加に伴う代替手段として、 SMS（ショートメッセージサービス）の活用が特におすすめ です。SMSを導入することで、単なるコスト削減にとどまらず、業務全体の効率化を実現できます。

圧倒的なコスト削減効果

郵送で送付していたものをSMSに変更することで、大幅なコスト削減が期待できます。SMSの送信料金は文字数に応じて1通あたり3〜33円であり、法人向けサービスを利用すれば1通あたり10数円程度での送信も可能です。例えば、値上げ後の定形郵便物（110円/通）と比較して、SMSは1通あたり32円で送信できる試算もあり、 コストを3分の1以下に抑えられる 可能性があります。これにより、紙代、印刷費、送料といった費用を一切かけずに、連絡や情報の送受信が可能になります。

高い到達率と即時性による業務効率化

SMSの開封率・到達率は90％以上と非常に高く、電子メール（約10%）と比較しても確実に情報を届けられます。SMSは携帯電話番号宛てにメッセージを送るサービスであり、携帯電話のホーム画面にポップアップ表示されるため、お客様の目に留まりやすく、リアルタイムで開封してもらいやすい特徴があります。
また、郵送ではお客様の手元に届くまでに数日かかりますが、SMSなら送信内容をリアルタイムで届けることができ、業務の迅速化が図れます。開封率の高さからスムーズなレスポンスも期待できるため、業務効率化にもつながります。

郵送に関わる人的コストの削減

郵送業務は、書類作成、印刷、封入、封緘、郵送先住所の確認など、多大な稼働と人的負担がかかる業務です。SMSに置き換えることで、これらの手作業が自動化され、 従業員の人的リソースを大幅に節約 できます。これにより、従業員はより価値の高い業務に時間を振り分けることができます。

3. SMSの具体的な活用シーン

SMSは、現在郵送で行っている様々な業務を代替し、効率化に貢献します。

• 顧客へのリマインド
  予約（美容室、クリニック、ジムなど）や期日のある手続きの案内など、確実に見てもらいたいリマインドに最適です。無断キャンセルを防ぐために効果的であり、無駄な人的稼働の削減にも役立ちます。
• アンケートの送信と収集
  SMSのメッセージにURLを記載しWebフォームへ誘導することで、お客様はすぐに回答できます。郵送でアンケート回答を依頼する場合の手間を省き、回収率・精度が向上し、リードタイムを大幅に短縮できます。
• 請求書や通知書の送付
  ガス・電気会社からの検針票や請求書、派遣会社からの通知書など、毎月定型的な書面を郵送する業務をSMSに代替することで、書面発行の手間と郵便費用を削減できます。また、誤配送を防ぎ、確実に本人に届けられるメリットもあります。
• 販売促進・プロモーション
  イベントや新商品、旬な情報などの案内に活用することで、確実にお客様に見てもらえる可能性が高くなり、紙のDM発送コストの大幅削減につながります。

4. 業務改善と経費削減で未来を拓くSMS配信サービス【SMAPS®】

郵便料金の値上げや業務効率化の課題を解決するためのツールとして、株式会社すやが提供するSMS配信サービス「SMAPS®」があります。
SMAPS®は、携帯電話番号を利用してメッセージを送るサービスであり、 郵便料金の削減だけでなく、業務フローのDX化を推進 します。

SMAPS®を活用することで、不動産・家賃保証業界における督促業務の効率化や、LPガス・新電力業界における検針票送付・支払手続きのデジタル化など、様々な業界でコスト削減と業務効率化が実現されています。郵便環境の悪化や郵便料金の大幅値上げという課題に対し、SMAPS®は業務改善と経費削減の強力なソリューションとなるでしょう。